Depuis 2018, votre société a l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé pour ses transactions avec les particuliers. Cette preuve de sécurisation pouvait jusqu’à présent être apportée par une simple auto certification fournie par l’éditeur du logiciel.
Logiciel de caisse : une sécurisation obligatoire
Un logiciel de caisse est un système informatique qui permet d’enregistrer extra comptablement les paiements associés aux ventes et aux prestations de services réalisées par le professionnel.
Une obligation de sécurisation : Depuis le 01/01/2018, et afin de lutter contre la fraude à la TVA, les entreprises assujetties à la TVA qui effectuent des opérations (livraisons de biens et prestations de services) non soumises à l’obligation de facturation (clients non professionnels) et qui enregistrent ces opérations au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse ont l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système sécurisé satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale (CGI art. 286, 1-3°) , sous peine d’une amende pouvant atteindre 7 500 € (CGI art. 1770duodecies).
Une obligation pour quelles entreprises ? Sont soumises à cette obligation toutes les entreprises qui enregistrent elles-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de caisse. Les entreprises qui ne réalisent que des opérations entre professionnels ne sont toutefois pas concernées. Par ailleurs, sont également exclus du dispositif les assujettis exonérés de TVA ou relevant du régime de la franchise en base.
Bon à savoir : Les assujettis n’ont pas l’obligation en tant que telle de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse. Ainsi, un assujetti qui suit ses encaissements uniquement à l’aide d’un facturier, d’un journal de caisse papier ou encore d’un logiciel de bureautique (tableur, traitement de texte, etc.) utilisé seulement pour rédiger des factures sans mémoriser les données n’est pas soumis à l’obligation d’avoir recours à un logiciel ou un système de caisse sécurisé.
L’auto certification supprimée
Jusqu’à présent, une entreprise pouvait effectuer ses opérations comptables sur le logiciel de son choix, à condition que ce dernier ait fait l’objet d’une certification délivrée par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L 433-4 du Code de la consommation, ou que l’éditeur du logiciel lui-même lui fournisse une attestation individuelle justifiant du respect des quatre conditions visées ci-dessus. En pratique, ce document (le certificat, sa copie ou l’attestation individuelle) est remis par l’éditeur lors de l’achat ou du téléchargement du logiciel ou système de caisse.
À compter du 16/02/2025, l’article 43 de la loi de finances pour 2025 supprime la possibilité pour les éditeurs de logiciel d’auto certifier, via une attestation individuelle, que le logiciel ou système de caisse qu’ils éditent respecte les conditions requises. Pour justifier que le logiciel ou système de caisse qu’ils utilisent pour enregistrer les règlements de leurs clients satisfait aux conditions posées par l’article 286, 1-3°bis, du CGI, les assujettis doivent désormais obligatoirement produire un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L 433-4 du Code de la consommation. En pratique, les logiciels de caisse doivent désormais disposer de l’une des certifications suivantes : le certificat délivré par Infocert, basé sur la norme de l’association française de normalisation (Afnor) NF 525 ; ou le certificat délivré par le laboratoire de métrologie et d’essais (LNE), basé sur le référentiel des systèmes de caisse.
Depuis le 16/02/2025, seul le certificat délivré par Infocert ou par le laboratoire de métrologie et d’essais (LNE) peut justifier de la conformité d’un logiciel de caisse. Assurez-vous auprès de l’éditeur que le logiciel que vous utilisez répond effectivement à cette nouvelle obligation, y compris si vous faites l’acquisition d’un nouveau logiciel.
Source : © Éditions Francis Lefebvre www.alertesetconseils.fr – Alertes & Conseils Chef d’entreprise – Année 14 – Numéro 11 et 12